OA系統管理制度

在不斷進步的時代，制度使用的頻率越來越高，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範。什麼樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的OA系統管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。

OA系統管理制度1

第一章 總 則

第一條公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公資訊管理系統，實現網上辦公和資訊資源共享。OA系統是公司資訊化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

第二條 OA系統執行應堅持優化業務辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統處理辦公業務應符合公司公文管理及其它業務管理的有關規定。

第三條 為保障公司辦公自動化系統（以下簡稱OA）安全、有效、規範執行，根據企業網建設及OA系統實施要求，結合本公司實際，特制定本辦法。

第四條OA系統由總部技術處負責升級、網路維護，保障網路伺服器始終線上，保持正常的執行狀態，並建立伺服器執行日誌。

第五條人資處負責OA系統的建設、管理、執行和維護檢查工作。並經行系統使用的培訓。

第六條各部門有專人負責本部門相關電子文件的儲存，各部門發起流程應有專人負責OA流程的跟進與追蹤。

第二章 系統實施的目標

第七條 OA系統的執行是為了達到公司內部無紙化辦公及對外資訊交流。系統正式執行後，系統所有使用者必須在每個工作日上午、中午的上班後一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次。

第八條 為公司實行資訊化戰略目標。首先是全面實現公司內部辦公無紙化；進階實現公司成員企業之間的資訊交換、網路辦公等。

第三章 系統執行操作管理

第九條 在公司內，有簽章的電子檔案(包括列印版)與相同內容的紙質檔案，具有同等效力，各部門可以將電子檔案作為公司內部貫徹執行工作和辦理的依據。

第十條 公司內部各類會議通知、有關工作情況通報、部門之間的資訊傳遞、日常請假申請，以及其他只在系統內部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務性的檔案等，只通過OA系統傳遞和辦理，不再發送紙質檔案。

第十一條 公司員工應熟練掌握OA系統的操作方法，在使用OA 系統處理辦公業務時，應遵守以下規定：

1、通過OA 系統釋出的資訊、發起的協同，OA使用人員視同知曉，應及時登入系統獲取辦公資訊，處理相關業務。

2、公司員工應保證通過OA系統釋出、流轉的資訊和檔案的內容完整準確，並對所釋出的內容負責。

3、公司員工應保證OA系統處理辦公業務的響應時間。網上公文及協同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則上不超過2個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設定功能委託相關人員代為辦理。

第十二條OA系統公共資訊管理實行實名制，不得在OA系統上釋出與公司工作無關的公告或調查；應避免在討論區釋出私人事務，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規。

第四章 網上辦公業務管理規則

第十三條 發文

公司各管理部門釋出正式公告，由各部門職員擬稿，交部門主管稽核修訂後後，提交人資處複核編碼，人資處根據檔案性質提交給相關部門領導討論，通過後檔案傳遞給人資處正式釋出並對檔案存檔，並分發到各相關部門和人員。

第十四條 收文（包括紙質檔案和網發文件）

1、公司收文，總經辦收到政府及相關企業、合作伙伴來文後登記，傳遞給總經辦負責人，如需接收辦理的掃描後上傳OA系統。在提出初步處理意見後提交公司領導閱示，領導閱覽後批示意見，總經辦根據領導批示意見轉交相關部門辦理。

2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領導擬辦、領導批示、轉到具體辦事人辦理自動歸檔。

3、工作流的建立、變更和登出

部門因工作需要新建、變更、登出工作流時，經本部門負責人提出申請，經人資處審批後，由系統管理員在接到通知後4個工作日內進行工作流的新建、變更及登出。

第十五條 其他辦公事項

1、日常請假

單位人員請休病假、事假或公出，須經OA系統傳遞填寫請假單，並根據情況提交給本部門領導或直接交給公司領導審批，由人資處核實存檔。

2、協同辦公

公司各部門人員需要傳遞檔案，須用OA與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的檔案的交流和訊息溝通。

3、會議通知

召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關人員，描述會議相關資訊，提交部門領導稽核，部門領導溝通相關參會人員。需要分管領導以上參加的提交總經辦申請。

4、公告調查

由各部門起草公告通知等資訊，人資處核定公告內容及格式，核實無誤後編號，交由該部門領導稽核或直接交領導稽核後在辦公OA系統上直接釋出。

5、新聞稿件登記

由各部門擬稿後交由相關領導審批發稿，稿件刊發後，再交由總經辦稽核登記、相關領導查閱後，由總經辦文件管理員歸檔。

第五章 安全保密管理

第十六條OA系統使用要嚴格執行國家有關保密法律、法規和集團公司商業祕密保護的有關規定，確保國家祕密和企業商業祕密的安全。

第十七條OA系統中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及國家祕密，以及公司商業祕密機密級以上的公文，仍以紙質檔案傳遞。

第十八條 通過OA系統生成的電子文件或公文與相同內容的紙質文件或公文具有同等效力，除按有關規定必需採用紙質檔案存檔外，無需列印存檔。

第十九條 由人資處負責現有使用者、及新增使用者的稽核、開通，並確認需要開通的人員名單和使用許可權。

第二十條OA系統通過使用者名稱和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登入系統應及時更換密碼，不得洩露給他人，由於密碼洩露造成的損失由本人負責。

第二十一條OA系統涉及使用電子印章和人員簽名，由人資處統一製作並授權使用，對電子印章的使用、管理等同於實物印章。

第二十二條 有權使用電子印章和人員簽名的人員，應定期更換其密碼，妥善保管，不得洩露；電子印章及簽名在OA系統上（包括OA系統檔案列印版）與鮮章具有同等效力，非OA列印格式紙質列印無效。

第二十三條 原則上有權使用電子簽章的管理人員，再請假期間也需要按照本制度要求按時登陸OA系統處理工作，如果確實需要有工作替代人。必須在休假前OA傳送工作替代申請到人資處備案。因出差耽擱等不可抗力因素可委託直接上級代為處理。

第六章 系統維護管理

第二十四條 為避免計算機病毒傳播和網路攻擊保證資料及網路安全，OA伺服器應安裝防火牆及網路防病毒軟體，系統管理員應指導檢查本單位操作用計算機安裝防病毒軟體並及時更新作業系統安全補丁及病毒特徵碼。

第二十五條 系統管理員負責每日對OA資料進行本機備份，每週末對OA完整資料進行一次異地備份。

第二十六條 OA系統定時關閉維護時間為：“五一”、“十一”及春節長假期間。

第二十七條 總經辦應與軟體開發單位簽訂技術支援協議，確保故障得到及時處理及軟體版本升級。

第八章 考核

第二十八條 OA系統自動對協同工作進行跟蹤，並對每位公司員工工作事項的處理週期、處理件數、延誤情況進行記錄。並將使用情況納入部門年度考核範圍。

第二十九條 OA系統釋出的相關資訊如需要一定時間段內回覆的，發件人必須註明答覆時間，並抄送總經辦督導處，並在後續進行2次答覆提醒。

第三十條 相關收件人沒有在規定時間內對協作部門發出的資訊做出及時答覆的，未影響工作進行警告一次，對工作造成影響依狀況懲處。

第三十一條 OA系統撰文、附件，必須認真確認，有出現錯別字及附件格式不對（包含但不限於：附件錯誤、附件不完整、所附掃描件方向不對等），回覆期間要求不準確或漏要求，對於發件人警告一次。

第三十二條 處罰

1．對長期不使用OA系統、不按統一要求提供共享資料；網上辦公資料不準確，對工作造成不良影響的，將按照考核的相關辦法進行處理。

2．偵測、盜用他人帳號和密碼，刺探網路配置、伺服器配置和資料庫資訊，造成OA系統執行中斷的；遺失或洩露帳號、密碼等安全認證資訊，造成公司損失的，將根據有關情節和所造成的損失大小，依據相關規定，對責任人進行處理。

3．違反保密規定，造成失密洩密的，按《保密法》有關規定進行處理。

第九章 附則

第三十三條 本辦法未包括事項仍按原程式辦理。

第三十四條 本辦法自下發之日起執行。

第三十五條 本辦法由公司總經辦負責解釋

OA系統管理制度2

為加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障檔案和各種資訊傳遞快捷通暢，確保OA系統安全、暢通執行，特制定本制度。

第一章 總則

第一條 OA系統內容包括協同辦公、表單應用、公文管理、文件管理、公共資訊、個人日程計劃、個人設定、會議等功能板塊。旨在實現公文無紙化傳輸、資訊共享和交流，規範公文管理流程，提高辦公效率。

第二條 OA系統以事件為中心，從發文、辦理、行文至辦結，均需進入OA系統運轉，運轉過程中OA系統將對每一步操作自動留痕，作為管理資料備查，並對每步操作進行效能督查。

第三條 OA系統設定閱讀許可權，未正式印發或辦結的公文，只有參與流程的相關人員才有許可權查閱。對已辦結的檔案，除涉密檔案外，均公開發布供查閱。

第四條 本辦法適用於經批准使用OA系統的集團各公司及各使用人。

第二章 系統管理

第五條 OA系統通過使用者名稱和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登入系統應及時變更初始密碼，新設定密碼不得洩露給他人，由於密碼洩露造成的一切後果由使用人全權負責。

1 第六條 使用部門及人員在工作時間內應保持上午9：00-10：00，中午13：00-14：00和下午16：00-17：00三個時間段定時登入OA系統進行辦公，保證及時動態接收、處置和辦理檔案。

第七條 各公司負責人為本公司OA系統管理的第一責任人，辦公室為本公司OA系統管理的`執行部門。

第八條 各公司辦公室文員負責對日常公文流轉的釋出和歸檔。配合本公司高管人員使用OA系統進行業務批辦。

第三章 OA系統運轉流程及規定

第九條 集團公司釋出的發文應及時轉為各公司的收文，通過OA系統進行流轉，並存儲電子版。

第十條 各公司所有收文必須按檔案的的文頭、文號等相關格式在OA系統上登記並由收文公司辦公室進行批辦。

第十一條 批辦的檔案依批示意見經公司領導審閱後，按照流程規定逐級閱示、辦理。

第十二條 結束辦理流程的公文必須及時由各公司辦公室做好系統歸檔管理，並列印領導批示後由辦公室文件管理員進行列印、分發、存檔。

第十三條 通知、公告由擬稿部門經審批通過後統一交由辦公室在OA系統上釋出。

第十四條 協同管理

一、除正式公文以外的工作安排、交流、資料傳遞、資訊報送等均可通過協同方式進行傳輸。

二、對於設定了期限的重要協同工作，接收單位應於期限內給予響應，如未按要求及時收文，所造成的後果由接收單位自行負責。

第十五條 公告通知模組

釋出內容是經公司領導簽發的公文、制度、通知，釋出範圍是OA系統所有使用者。釋出的審批由公司辦公室稽核並負責釋出。

第十六條 資訊釋出專欄模組

釋出各單位相關資訊到OA系統的所有使用者。資訊內容必須經各單位負責人或指定負責人稽核後，由各單位OA管理員負責釋出。審批過程可使用工作流程。

第十七條 通知模組

釋出與 OA 系統有關的資訊到所有使用者。資訊內容經各單位負責人或指定負責人稽核後，由各單位OA管理員負責釋出。審批過程可使用工作流程。

第十八條 各單位在OA系統中向本單位釋出的資訊，交本單位領導稽核。各單位負責人對本單位在OA系統中對內、對外發布資訊的可靠性和嚴肅性負責。

第四章 使用者許可權

第十九條 系統使用者如不能正常辦公，可設定工作委託，委託他人辦理。

第二十條 使用者主要許可權如下

一、普通員工

1、在系統中根據各級領導批示，及時辦理業務回覆自己的直接

3

領導。

2、可使用點對點流程向直接領導彙報、請示工作。 3、可監控、查詢自己參與公文的辦理情況。 4、可進行電子公文的校對。

5、接收需要本人待閱的檔案，查詢本人已閱公文的情況。 6、對自己所需的公文申請借閱。

7、公共資訊查詢。

二、部門管理員

1、在系統中具有普通員工的所有許可權。 2、本部門發文、制定協同審批流程。

3、收文處理過程中，接收部門領導批示的公文，或是其他部門轉發的檔案。

三、部門經理

1、在系統中具有普通員工的所有許可權。

2、在公司發文中，接收下屬員工擬稿的公文稽核，稽核完畢後，返擬稿人或者送部門總監會籤、審批。

3、收文處理過程中，接收領導批示需本部門辦理的公文，批示給下屬員工辦理。

四、部門總監

1、在系統中具有普通員工的所有許可權。

2、在公司發文中，接收本部門擬稿的公文稽核，稽核完畢後，返擬稿人或者送公司領導審閱。

4

3、收文處理過程中，接收公司領導批示需主管部門辦理的公文，批示給下屬部門辦理。

五、公司領導

1、在系統中具有普通員工的所有許可權。

2、公司發文中，負責對公司發文的審批簽發。

3、收文處理過程中，對公司收文予以批示，批示給下屬辦理。

六、辦公室文員/祕書

1、在系統中具有普通員工的所有許可權。

2、負責呈送公司領導籤批檔案的督辦。

3、接收發給本公司的公文，擬辦後傳送給辦公室主任。

4、根據公司領導批示傳送相關部門或人員辦理。

5、負責將辦畢公文即時歸檔。

6、負責公司收文辦理的跟蹤管理工作。

7、在公司發文中，接收公司領導簽發的檔案，根據領導審批結果編號送文印室製作或退相關部門或人員。

8、可查詢、統計、監控公司收、發文的辦理情況。

第五章 效能督查

第二十一條 流程辦理應在指定的時間內辦完，系統將自動記錄並及時提示辦理情況。

第二十二條 效能督查分為對審批流程的辦理時限督查和該件在各個環節的辦理時限督查。總的辦理時限以收、發文及竣工的時限為準。為保證各類電子檔案的及時收發，工作人員應每天及時登入到5 OA系統接收各類檔案。使用人員如因出差或請假者，應指定任務授權代理人或是異地登陸進行辦公。

第六章 保密與安全

第二十三條 管理員應對檔案資料的保密性、正確性、完整性、釋出範圍負責，並在公司相關規章制度及可公開的文章知識釋出後及時上傳到知識文件模組中，系統自動生成不可下載、不可複製、不可列印的效果供公司所有使用查閱，使用人員不得將文件資訊涉密。

第二十四條 從外網登入OA系統的計算機應安裝防毒軟體，不得通過網路尋呼傳送感染病毒的檔案，以防病毒入侵。

第二十五條 使用系統時，所有涉密資訊不得在該系統內釋出，也不得儲存在OA系統中的任何模組(如“網路硬碟”)。

第二十六條 使用人員應嚴格執行有關操作規程，不得偵測、盜用他人帳號和密碼，嗅探網路配置、伺服器配置和資料庫資訊。

第七章 系統維護

第二十七條 系統管理員根據辦公室的意見負責OA系統的維護和管理，對系統實行統一部署，許可權分配和分級管理。並定期做好資料庫伺服器的資料備份與安全工作，檢查、維護計算機網路，發現問題應及時排除。

第二十八條 伺服器出現故障，導致系統無法正常執行等其他無法正常使用的情況，應及時通知使用部門及人員並儘快查明原因、排除故障，恢復正常。如因系統升級維護等相關原因需停用的情況，系統管理員應提前半天釋出通知（特殊情況例外）。

6 第二十九條 系統管理員負責每月對OA系統資料進行本機備份，每半年對OA系統完整資料進行一次異地備份。

第三十條 文件管理員應定期整理知識管理欄中的文件資料，及時刪除過期無效文件；使用人員應及時刪除在OA系統上生成的失效或錯發信息。

第八章 考核

第三十一條 OA系統自動對協同工作進行跟蹤，對每位同事的工作事項、登入、資訊閱讀、處理週期、處理件數、延誤情況等進行記錄，並將使用情況納入季度或年度考核範圍。

第三十二條 懲處

一、對長期未登入使用OA系統、不按統一要求進行規範使用，網上辦公資料不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的後果情況進行懲處。

二、對不遵守規定、影響流程傳輸正常執行的使用部門和使用人員，將按照事務的後果對當事人及其部門負責人進行相應懲處。

三、對洩漏機密，造成不良後果的，按公司有關規定進行處理。

第九章 附則

第三十三條 本辦法自下發之日起執行。

第三十四條 本制度由集團總裁辦公室負責解釋與修訂。