採購資料分析與採購管理

採購資料分析與採購管理。在職場上，我們採購某樣東西的時候是需要進行一定的資料分析與採購管理的，這樣才能說服他人投入資金。接下來就由小編帶大家瞭解採購資料分析與採購管理的相關內容。

採購資料分析與採購管理1

【大資料是一個熱門的話題，可以通過資料的收集，建立分析模型，展現分析結果，從而更準確的實施管理、投資等各項活動。】

採購業務的各項活動都和資料息息相關，而且採購業務本身也會產生很多資料，如何收集資料、分析資料、利用資料，更好地開展采購業務活動，實現公司戰略目標達成，是一個重要的課題。

對採購業務活動進行回顧和分析，涉及的資料包括供應商相關資料（包括供應商的地址、客戶、銷售額、市場反饋等）、產品資料（產品資訊資料、成本資料、質量資料等）、經營相關資料（供應資料、物流資料等）等，涉及資料多，分散廣。

一、資料的收集

在資料收集前，要先明確收據收集的要素，制定規則和表格，做到格式統一，以利於後續的資料分析。

資料收集的質量直接決定了後續分析的成敗，錯誤的資料，可能導致分析結果大相徑庭，甚至把你引向錯誤的方向。

1、供應商相關資料：

收集的單元主體是單個品類，網路是主要的收集渠道，包括供應商主頁、相關採購服務類網站、上市公司資訊披露網站等；有一些網路資料收集工具，可以更加快捷地進行資料收集。收集的資料包括供應商地址、供應產品、客戶、銷售額、市場反饋等資訊。

2、產品資料，包括產品資訊資料、成本資料、質量資料：

2、1、產品資訊資料主要是產品的材料、重量、體積、面積、外輪廓尺寸、特殊工藝相關引數（例如耐鹽霧時間）、物料號、物料名稱等；

2、2、成本資料，生產工藝引數包括人員數量、裝置的生產週期、裝置的功率、生產廢品率、當地生產工人平均工資、工業用電電價、廠房租賃價格等；原材料市場價格，需明確收集來源，若和供應商簽訂有聯動價格協議，需雙方確定原材料價格收集來源；行業銷量資料，主要針對所在行業的市場銷量變化，存量變化等；

2、3、質量資料，包括小批量生產的質量資料，MSA和SPC分析相關資料；量產階段進貨質量資料、線上生產質量資料；售後階段市場質量資料；質量損失資料；供應商質量管理各種業績資料；

3、經營相關資料（與採購相關）：

供應資料包括供應商物料的原材料採購週期、生產週期、到貨週期等；

物流資料包括不同運輸方式的時間、價格，不同運輸公司的價格和服務，週轉器具和包裝相關資料（供應商、材料、價格）。

二、資料的分析和應用

1、供應商資料分析和應用

對供應商的資料分析，主要包括供應商在市場中的地位分析，佔有的市場份額，在市場中的競爭對手，你這個客戶在供應商整體銷售額中的佔比，你在供應商客戶中的地位；

通過這些分析，知道自己的優勢和劣勢，就能更好地制定談判策略和供應商管理策略。

供應商地域的分析，可以為供應和物流開展成本節約，提供幫助，包括如何推行Milk-Run（迴圈取貨）等工作。

2、產品資料的分析和應用

產品資料都是為成本分析服務的，通過資料收集能更好和更準確地開展成本分析，在供應商報價之後，應用收集的資料稽核是否存在弄虛作假的情況。

產品資料中質量資料的收集，主要是增加與供應商談判的籌碼，如果供應商質量問題很多，採購人員可以一次作為談判籌碼，要求供應商降價（當然，這個手段不是很高明，因為很可能會造成惡性迴圈，質量越來越差，問題越來越多。）；當然，如果供應商質量很好，在價格談判的時候，這個資訊可能是一個不利的因素，因為供應商可能知道自己質量好，價格就不容易談。

質量損失資料其實是對質量管理人員有力的，可以更好的證明供應商能力強弱，從而要求採購更換質量更好的供應商。但是對採購人員，也可以利用這個資料，證明質量和成本之間的相互平衡關係，以此來證明質量管理可以進一步進行改進。

3、經營相關資料的分析和應用

供應和物流的資料同樣是為成本分析和降低成本服務的。

供應和物流成本的準確核算，可以更好的推行供應和物流成本從零部件價格中剝離，因為這部分成本相對容易核算和掌控，而且可以更好的核算不同物流方式的貢獻度，為優化供應和物流方案，提供準確的資料決策依據。

採購資料的收集由於涉及的要素多，渠道多，收集整理困難；因此，需要儘可能早地開展籌劃和統籌工作，集中有經驗的人員，進行分析討論，編制表格和建立模型，建立實施方案和計劃，分步驟分階段開展，加以時日，必有小成。

採購資料分析與採購管理2

企業資料化管理系列之一

說到量化分析，它是一種方法，如果說資料探勘是“外家功”，那麼量化分析就是“內功心法”。

在大資料概念不斷升溫、資料分析技術不斷成熟的今天，我們已經不再對資料分析、資料報表陌生。而我也不例外，我的資料分析團隊每天都會呈現出不同的資料報表和資料分析模型。

銷售量的同比環比，成本利潤對比；

決議民意調查統計結果分析表；

年度銷售情況總結分析報告；

顧客購物行為分析報告；

工作效率統計表，經營管理儀表盤等等。

因為有了智慧BI系統作支撐，展現的報表是完美的，華麗的。而在企業中面對這些主題的資料分析，我們也會毫不猶豫地利用各種資料分析工具和方法，對某個特定主題進行ETL，建立分析模型。可是我們往往忘記分析的目的和根本問題，經常性地沉迷於技術分析、報表展示。所以我們想挖掘企業管理和經營問題實質的時候，量化分析就變得尤為重要了。以求對事物存在和發展的規模、程度等做出精確的數字描述。讓資料分析從根本意義上服務於業務管理，這才是分析的終極目標。

“外家功”與“內功心法”

說到量化分析，它是一種方法，如果說資料探勘是“外家功”，那麼量化分析就是“內功心法”。雖然量化分析不能解決任何計算機語言邏輯錯誤，沒有具體計算機語言表達規則，不能建立如關聯分析、迴歸分析等具體清晰的統計分析方法。

但是量化分析通過資料收集，指標確定，資訊的整理對結果不僅僅是展示，而是做全面的、完整的描述，全面解答根本問題。我們經常在總結匯報會議上看這樣的場景：“在本次活動中，銷售比去年同期增長了30%，其中某品牌中A型號和B型號對比，A型號比B型號銷量高出50%。”如果這樣陳述再配上圖表展示，看起來好像就是一個很好的資料分析總結匯報了。可是問題來了，為什麼A型號要比B型號銷量好，我們是停止B型號的採購，還是加大A型號的引進。從這個分析當中我仍然不知道如何處理，似乎困惑的問題和想要的答案都沒有反映出來。那我們為什麼要收集這些資料，為什麼要設定這些指標，又為什麼要分析這些資訊？顯然這是一個沒結尾的故事，即使有華麗的過程，卻沒有揭示實質的問題。

建立量化分析體系

有了量化分析，目的是建立量化分析體系，而在企業要建立量化體系，首先必須學會找出根本問題，要用類似“五個為什麼”的方法揭示根本問題。建立企業量化體系不是單槍匹馬就可以完成的，我們需要更多的人給我們提出“為什麼”，讓企業更多的人蔘與到規劃量化體系藍圖的“藝術創作”中去。讓我們的企業問題藍圖更加完整。其次對於建立的問題，要不斷地檢查和分析，看看我們揭示的問題是否考慮了需要的資訊、指標和資料。揭示的問題是否有效、問題是否符合量化邏輯等等。我們要在企業的管理和運營中不斷檢查自己的量化體系藍圖。最後有了完成有效的量化藍圖，就需要我們進行確定指標，明確資訊，採集資料了，這時候再也不會在資料的.海洋裡迷失了航程。確定指標使得量化體系有了方向，明確資訊和採集資料是量化體系的技術手段。量化體系是分析的目標，資料分析是揭示問題的工具和資源。

當大資料時代到來的時候，很多IT技術應運而生的時候，當所有的產品和解決方案告訴我們能從資料中淘出寶藏，能用資訊構建知識體系的時候，我們是不是應該冷靜問問我們自己的企業為什麼要分析。面對我們多年沉積下來的資料，我已經建立面向多個主題的、多個維度的資料倉庫或者是資料集市，甚至看似我們也形成了資料分析體系。

但是這樣的體系是不是客觀的反映了企業的問題和現狀，有沒有描繪完整的解決辦法。資料需要量化，企業的問題更需要量化，繪製企業問題量化體系是迎合了大資料時代下的企業管理。只有這樣才不失資料分析的根本。

採購管理理念和要素解析

一、管理要素

第一，要確定供應商的資格。以確保供應商有良好的供貨能力。對於大型製造企業而言，這點尤為重要，因為供應商的穩定供貨能力對於企業的穩定生產具有關鍵性的作用，因此這些企業有一個合格供應商名錄，採購只能限於名錄內的供應商，而且要由企業的技術和標準化部門來核定這個名錄。

第二，採購價格形成機制。為了對採購價格進行有效管理，通常企業需要有一個價格小組來核定採購物品的價格上限，這個小組的成員應該由高層主管、財務和採購部門共同組成，從而防止採購業務人員與供應商在價格上有合謀私利的行為。

第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業應盡最大的努力，爭取好的付款方式。

第四，數量核查。供應商貨品到貨後，應該由檢驗部門核查到貨數量。

第五，質量核查。對於有質量要求的貨品，需要質檢部門的檢驗。

二、採購理念

(一)採購管理與ERP整合的一體化思想

ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是將企業的業務流程看作是一條緊密連線的供應鏈，它將企業管理從企業內部延伸到企業外部，對企業供應鏈的所有環節進行管理和整合。

1、在企業內部的整合方面

在企業內部，ERP系統將整個企業的相關部門通過資訊共享有機地整合一個整體。而採購管理作為企業內部資訊流、物流、資金流的源頭，實現基於ERP的採購管理系統的整合對於整個企業ERP系統整合具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造範圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在採購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟體系統與業務流程結合在——起考慮，不斷優化、磨合。這種在企業內部進行的ERP的有效整合，將提高採購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。

ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以資料的形式體現的。確保採購管理中資料的準確性，建立完善的資料收集機制。在管理活動中以資料說話，以合乎事實的資料為決策依據，這才能實現ERP系統在企業內部的有效整合。

2、在企業外部供應鏈上的整合方面

ERP與供應鏈系統的有效整合，是企業從整個市場競爭與社會需求出發，整合、優化供應鏈上的企業內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的優化、重組，大大捉高了企業採購活動中物流、資金流與資訊流的運轉效率，消除了眾多的中間冗餘的環節。從而減少流通成本。並提高企業應變能力。

這種ERP與供應鏈系統的有效整合把企業與供應商良好地連線宋，並通過資訊網路融為一體，目的是在激烈的市場競爭環境中求生存和發展，大大提高了企業採購管理的效率，給企業帶來了顯著的利益。企業採購管理中實現ERP的有效整合，消除了採購的許多冗餘的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。

綜上所述，一方面採購管理通過ERP系統在企業內部的有效整合，實現了企業物流、資金流以及資訊流的有機整合提高採購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鏈上的有效整合，達到與供應商建立長期牢固的合作關係，優化了企業的採購管理。總之，通過ERP系統在企業內外兩方面的整合，提高了企業採購管理的應用效率，集中體現了採購管理與ERP整合的一體化思想。

(二)ERP採購管理資訊系統的設計與運作

企業的採購工作相當重要並且也非常繁雜，相當多的企業採購從中央到地方經常因採購工作中的一些瑣事而影響了採購工作的效率，對採購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究採購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為採購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術並舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，採購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基於ERP的採購管理資訊系統時可以根據一定的業務順序進行：

1、建立供應商資源

執行ERP下的採購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，並建立供應商的、供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統在執行採購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，並且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之後才能處理採購業務。供應商資料是採購子系統的基本資料。

2、生成採購申請

根據ERP的物料需求計劃生成的採購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合併，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的採購提前期很長(有的進口件要半年以上的採購週期)，因此有可能超過主生產計劃制定週期。這類採購的採購計劃應經過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間，然後制定物料的中期或長期採購申請。

3、確定優選供應商

該過程是落實採購供應商。採購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審併合格後才能作為許可採購的供應商。

4、生成用款計劃

生成採購計劃後，系統自動生成用款計劃，並根據詢價結果進行維護。由財務對用款計劃進行確認之後反饋意見給採購部。

5、下達訂單

根據訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合併，生成採購訂單。並經過確認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。也可以網上釋出訂單。對於臨時追加的採購任務，可以通過與供應商協商直接下達採購訂單。

6、採購訂單跟催

採購業務人員對下達的採購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設定跟蹤的時間週期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，並及時對供應商給予支援。

7、貨物驗收

由採購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，並錄人收貨單。也可以根據系統整合的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，並對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。

8、結賬與費用核算D結賬付款工作

應由採購部門配合財務部門來完成，並根據物料的採購結算單據和對採購各種費用的分攤。計算出物料的採購成本。

9、採購訂單結清

在採購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核後，要及時結清採購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。

10、系統基礎資料維護

採購子系統的基本資料有采購員資料、供應商資料、採購提前期以及業務流程設定。對這些資料應及時加以維護。

11、採購子系統運作帶來的效益採購子系統的實施可以給企業採購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。

主要表現在以下幾個方面：

(1)提高採購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前佔總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

(2)流程變革帶來的效益。例如：通過採購訂單，可以直接完成驗收貨物、發票錄入等工作，並且簡化了所有資料的查詢。這些都會帶來流程效益。

(3)較少檔案流轉。提高處理資訊的效率。

(4)提高業務人員素質。有統計表明，實施ERP後，採購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化。業務人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的採購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統會提高採購人員的工作效率和素質。

(5)提高基礎管理工作水平。採購業務的規範性將得到加強。採購部門管理人員將有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基礎管理工作。

ERP是在市場競爭的動力下發展起來的，企業為了在市場中求生存與發展。不斷地整合、優化與擴人企業的自身資源。ERP經過發展，其功能模組及內部各個分系統的效能不斷增強。功能也在不斷擴充套件和完善，涉及企業的領域越來越廣。但隨著ERP的發展，它應用的侷限性也越來越明顯地表現出來。因此，隨著資訊科技以及電子商務的出現和發展，ERP必然要謀求與其他資訊系統的整合，實現其功能不斷擴充套件和增強。以便更好地適應企業發展的需要。

三、行業差異

當我們在思考如何提高我們的採購管理水平，降低採購總成本的時候，首先我們需要理解採購管理的行業差異是什麼?這樣，我們才能理解並採用不同的方法來管理各行各業不同的採購工作。根據各行業採購工作的通性和個性，我們將採購管理工作分為四類：

1、第一類

生產性採購

就是我們採購這個物品是直接為了公司生產運營所需。而生產性採購又分為兩類：

第1類是原材料性採購(MRP性物料採購)。所採購的此類物料是本企業所生產的產品的組成部分或中間體產品;

第2類是零配件的採購(MRO性採購，就是維修，維護、修理、運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產運作所需要的維修、更換配件。

這兩類物品的採購管理性質不同，運作方式也不同，看問題的角度也不同。

2、第二類

商貿性採購

像沃爾瑪這樣的零售商，它們的採購不屬於生產性採購，屬於商貿性採購，商貿性採購和生產性採購最大的區別是什麼?批發商、零售商在採購物品時(像沃爾瑪採購的東西)，採購什麼商品並不十分重要，重要的是採購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要採購進貨。西瓜不賺錢，可以採購蘋果。但是對於生產性採購來講就不行，這個產品我們公司只能用這個原材料，我做餅乾的，只能買麵粉，不能說麵粉太貴就不買了，不買就停產了，所以生產性並不保證每次採購都賺錢，而且採購的盈利性也不能直接反應出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產採購部經理，如果跳槽到批發商、零售商去做採購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什麼?因為採購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。

3、第三類

一般日常用品性採購

像辦公用品採購，還有行政採購等。其特點是採購品類繁雜，但採購金額小。其所採購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。

4、第四類

專案性採購

有時候，我們的採購工作屬於專案性採購，比如說買一臺裝置，蓋一個車間等。專案性採購的主要特點是一次性。很少有重複性的採購。這就意味的每次採購的流程都得重新開始，以往的經驗和關係很少能用到。